「業務効率化ツールを導入したいけれど、種類が多すぎてどれを選べばいいか分からない」——中小企業の経営者様からよくいただくお悩みです。この記事では、業務効率化ツールを価格帯別に整理し、選び方のポイントと、既製ツールでは対応しきれない場合の選択肢についてご紹介します。
価格帯別に見る業務効率化ツール
無料〜低価格帯で始められるツール
まずはコストをかけずに試したい場合は、以下のようなジャンルのツールから検討するのがおすすめです。
- チャットツール：社内連絡をメールから切り替えるだけでもやり取りのスピードが大きく変わります
- クラウドストレージ：資料をクラウドで共有すれば、ファイルの受け渡しや最新版の管理がラクになります
- タスク・プロジェクト管理ツール：誰が何をいつまでにやるかが可視化され、進捗確認の手間が減ります
多くのツールに無料プランやお試し期間が用意されているので、まずは実際に触ってみて、自社の運用に合うかを確認するとよいでしょう。
中価格帯のツール
業務がある程度の規模になってくると、以下のような専門特化型ツールも選択肢に入ってきます。
- 会計・請求書作成ツール：見積書・請求書の作成から入金管理まで一元化できます
- CRM（顧客管理）ツール：顧客とのやり取りの履歴や商談状況を一括管理できます
- ノーコード業務アプリ作成ツール：kintoneなどを使えば、Excel管理から脱却した独自の業務アプリを比較的低コストで作成できます
Excelでの管理から移行する場合、よくあるミスと対策についてはこちらの記事もご参考ください。
ツール選びで失敗しないためのポイント
- 無料期間中に実際の業務フローで試す：機能一覧だけでなく、自社の運用に当てはめて使い勝手を確認しましょう
- サポート体制を確認する：導入後に困ったときに相談できる窓口があるかは重要なポイントです
- 既存システムとの連携可否：すでに使っているツールとデータ連携できるかどうかで、運用の手間が大きく変わります
- 「本当に自社に必要な機能か」を見極める：機能が多いほど良いとは限らず、使わない機能が多いと逆に操作が煩雑になることもあります
既製ツールでは限界を感じたら、システム開発という選択肢も
市販のツールは便利な反面、「自社独自の業務フローには微妙に合わない」「必要な機能が足りない」というケースも少なくありません。たとえば建築・内装・リフォーム業向けには、見積書・請求書・電子契約・原価管理などを一つの画面に集約した業務クラウド「GENBOX」のような業種特化型システムもあります。
RIFF Systemでは、既製ツールでは対応しきれない業務フローに合わせた業務効率化システム開発も行っています。kintoneを活用したカスタマイズ開発や、Excel・スプレッドシート業務のアプリ化など、自社専用のツールをオーダーメイドで開発することも可能です。
→ システム開発とは？種類・進め方・外注する際の注意点をわかりやすく解説
まとめ
業務効率化ツールは、まず無料プランやお試し期間のあるものから気軽に試してみるのがおすすめです。それでも自社の業務にフィットするツールが見つからない場合は、業務効率化システム開発という選択肢もぜひご検討ください。どんな業務課題も、まずはお気軽にご相談ください。
→ 業務効率化のアイデア10選｜今日から始められる改善策とツール導入
業務効率化システム開発の詳細もあわせてご覧ください。
