Excelは手軽で便利な反面、案件数や関わる人数が増えてくると、思わぬミスにつながることがあります。GENBOXの開発にあたって、建築・内装・リフォーム業のお客様から実際にお聞きした「Excel管理あるある」と、その対策をご紹介します。
Excel管理で起こりがちなミス
- ファイルの上書き・バージョン違い：誰かが古いバージョンを編集してしまい、最新の情報が分からなくなる
- 関数・数式の崩れ：セルの移動やコピーの際に数式がずれ、金額の計算が誤ってしまう
- 共同編集による重複作業：同じファイルを複数人が同時に触り、片方の変更が消えてしまう
- 入力ミスの見落とし：チェックする仕組みがなく、誤った数値のまま提出してしまう
1つひとつは些細なミスに見えても、金額や納期に関わる部分で起きると、大きなトラブルにつながりかねません。
ミスを防ぐための対策
クラウドでの一元管理に切り替える
ファイルを個人のパソコンに保存せず、クラウド上の同じデータを全員で参照する形にすれば、バージョン違いや上書きのリスクを減らせます。
入力をフォーム化する
自由入力のセルではなく、決まった項目を入力するフォーム形式にすることで、関数の崩れや入力ミスを防ぎやすくなります。
権限・履歴を管理する
誰がいつ何を変更したかが分かる仕組みがあれば、ミスが起きた際にもすぐに原因を特定できます。
GENBOXでの取り組み
GENBOXでは、見積書・請求書・原価などのデータをクラウド上で一元管理し、常に最新の情報を全員が参照できるようにしています。入力もフォーム形式のため、Excelにありがちな数式の崩れといったミスが起きにくい設計になっています。「複数人で同時に触っても情報が食い違わなくなった」という声もいただいています。
まとめ
Excelでの管理は手軽な一方、案件が増えるほどミスのリスクも高まります。「最近ヒヤリとしたことがある」という方は、クラウドでの一元管理への切り替えを検討してみてください。GENBOXは無料トライアルで実際の使い勝手を試すことができます。
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